Est-il essentiel d’être informatisé ou est-il essentiel d’être bien organisé informatiquement ?
Une organisation informatique efficace c’est un gain en visibilité et une amélioration de la productivité de son entreprise.
En plus de toutes les missions classiques d’un entrepreneur (artisan, gestionnaire, secrétaire, pilote, leader, manager, visionnaire, marketeur) en voilà une nouvelle : Maîtriser l’organisation informatique de son entreprise en 5 commandements
Commandement 1 : Le bon CRM tu auras et tu prendras le temps pour le configurer parfaitement à TON entreprise
Le bon CRM est forcément dépendant de votre activité et nécessite de la configurer selon la vocation de VOTRE Entreprise et la direction que vous souhaitez lui donner. Par exemple :
Gestion des prospects en fonction de votre stratégie commerciale
Gestion de vos clients dans le respect du parcours clients attendus dans votre entreprise
Gestion et optimisation de vos stocks et de vos expéditions car ils ont un impact sur votre rentabilité
Gestion de vos fournisseurs pour une possible délégation de missions à ses équipes tant sur la gestion de la relation avec le fournisseur que sur le suivi et l’optimisation des achats
Gestion des statistiques avec disponibilité des indicateurs fondamentaux pour votre activité et le chemin que vous souhaitez lui donner pour les années à venir
Gestion des utilisateurs pour leur donner accès uniquement aux éléments dont ils ont besoin pour réaliser parfaitement leurs missions.
Le tout en y intégrant vos propres procédures de travail pour que les informations qui sont dans votre tête soient appliquées par l’ensemble de vos équipes (après avoir pris le temps d’expliquer les enjeux, les tenants et aboutissants de vos procédures pour eux, pour vous, pour votre entreprise et son développement)
Commandement 2 : Adaptez votre système informatique à votre activité ! "Si on a besoin des bons outils pour réaliser nos missions d’artisans, on a besoin des bons outils informatiques pour son métier d’entrepreneur"
Le bon matériel pourrait reposer sur l’achat d’un PC mais les différentes missions de votre entreprise peuvent nécessiter des puissances de stockage, de rapidité de travail et des fonctionnalités différenciantes.
Prenez le temps de maîtriser les besoins de l’ensemble de vos équipes et d’acheter le matériel adéquat en fonction des missions confiées à chacun de vos collaborateurs. Un responsable marketing ne peut pas travailler sur les mêmes outils que mon assistant ou ma secrétaire au même titre que le maçon n’a pas les mêmes outils que le peintre. Sans les bons outils, chaque collaborateur perd en confort, en productivité (les minutes à attendre sont du temps de travail perdu) et génère du stress et de la frustration qui pénalisent une entreprise qui souhaite avancer.
Commandement 3 : Être organisé pour collaborer efficacement
La collaboration nous semble être un élément déterminant de la vie actuelle et future des entreprises. Elle n’est pas qu’une philosophie de pensée, elle nécessite également d’outils tel que :
Le partage de documents de façon à ce que plusieurs personnes puissent interagir ensemble sur les mêmes documents et ainsi y apporter leur pierre à l’édifice. On réfléchit toujours mieux à plusieurs. Cela nécessite une bonne organisation des dossiers afin de pouvoir les partager de manière efficiente aux personnes
Le partage d’informations sans pour autant encombrer le cerveau de nos équipes
Le partage des contacts de façon à ce que tout le monde ait accès et soit autonome
Le partage des agendas de façon à éviter des échanges longs et sinueux sur la prise d’un rdv, de l’organisation d’une réunion, etc.
Le partage et l’affectation de taches entre les collaborateurs d’une entreprise
L’ensemble de la collaboration permet une parfaite interopérabilité entre les différentes compétences de votre entreprise.
Commandement 4 :
On ne peut évidemment pas construire une configuration informatique sans tenir compte des obligations légales (RGPD, etc..) et si, elles sont parfaitement encrées dans vos outils, ils seront obligatoirement appliqués.
La sécurité est elle aussi un élément déterminant. Vous ne laissez pas la porte de chez vous ouverte lorsque vous partez ! La problématique c’est qu’informatiquement, la porte est ouverte 24h/24, +j/7, 365 jours par an.
La sauvegarde, si elle est bien organisée, vous permettra d’être sereins sur la bonne conservation de l’ensemble de vos éléments mais en plus, elle vous permettrait même de retrouver des supports malencontreusement supprimés ou des versions antérieures qui étaient plus pertinentes. Si la sauvegarde ne vous permet pas de gagner 10 ans d’expérience professionnelle, elle vous permettra tout du moins de ne pas les perdre.
Si s’informatiser n’est donc pas nécessaire… Être parfaitement organisé informatiquement est vital pour votre sérénité d’entrepreneur, pour la collaboration, pour la prise de décision et pour la productivité générale de vos équipes.
Le temps est un enjeu majeur de l’entreprise d’aujourd’hui mais, tout comme l’argent, il va vous falloir en investir pour en gagner demain.
Notre Conseil :
Faites faire un audit informatique en réfléchissant au préalable à ce que vous attendez pour l’avenir de votre entreprise en reprenant l’ensemble des points détaillés de nos commandements
Investissez du temps dans la parfaite configuration de vos outils pour en gagner beaucoup pour les 10 prochaines années
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